Offres d’emploi

Consult Services Synergie, cabinet spécialisé en Stratégie, Organisation et Conseil en  Ressources Humaines, recrute pour une société anonyme:

UNE (01) ASSISTANTE DE DIRECTION

Sous la responsabilité du Directeur des opérations, l’assistante de direction aura pour missions de:

• Assurer le secrétariat courant de la Direction des Opérations ;
  • Saisir les courriers et autres documents du Directeur des Opérations ;
  • Assurer la mise en forme des documents rédigés par le Directeur des Opérations ;
  • Traiter les documents confidentiels ou particuliers du Directeur des Opérations ;
  • Assurer la transmission des documents et courriers à l’attention du Directeur des Opérations ;
  • Superviser la reprographie des documents (photocopie, reliure);
  • Mettre en place des modes de classement et d’archivage des dossiers traités ;
  • Gérer la messagerie électronique de la Direction des Opérations.

• Organiser et gérer l’agenda du Directeur des Opérations 

  • Assurer le premier niveau de contact entre la Direction des Opérations et l’extérieur ;
  • Planifier et contrôler les rendez-vous du Directeur des Opérations ;
  • Filtrer les appels et visites des interlocuteurs du Directeur des Opérations ;
  • Organiser les rendez-vous du Directeur des Opérations (préparation de salle, de documents,..);
  • Assurer la liaison et la circulation des informations entre la Direction des Opérations et les autres services de la société.
• Organiser et assurer la Gestion du Courrier, du standard et des services de courrier 
  • Réceptionner et faire distribuer les courriers aux destinataires ;
  • Enregistrer et dépouiller les courriers de la Direction des Opérations ;
  • Enregistrer et faire expédier les courriers départs ;
  • Superviser l’envoi des courriers et contrôler le cahier de transmission ;
  • S’assurer de la qualité de l’accueil au standard et de la transmission des messages reçus ;
  • Signaler et corriger toute anomalie relevée au service courrier et au standard ;
  • Réceptionner et filtrer tes appels téléphoniques, les courriers ;
  • Diffuser les notes de services;
  • Transmettre en interne les décisions et les informations du Directeur des Opérations.
• Organiser les réunions et les déplacements du personnel
  • Préparer la logistique des réunions et séminaires au niveau de la Direction des Opérations ;
  • Effectuer sous la supervision du Secrétaire du CA, la préparation et l’envoi des dossiers et courriers pour les réunions des CA et des AG ;
  • Rédiger les comptes rendus de réunions ;
  • Organiser les voyages du Directeur des Opérations et du personnel (effectuer ou simplifier les démarches administratives: commandes de billets d’avion, réservation d’hôtels, de voiture, de restaurant..

• Organiser le classement des documents
  • Classer les dossiers, courriers et documents suivant un système d’archivage bien défini;
  • Indexer et archiver les dossiers professionnels, comptes rendus de séance.

• Vous disposez d’une formation universitaire Bac + 2/3 en Secrétariat de Direction, Assistant de Direction, Assistant Administratif ou équivalent;
• Vous disposez d’une expérience significative de trois (03) ans au minimum à un poste similaire;
• Vous maîtrisez le pack office et disposez de solides aptitudes organisationnelles;
• Vous avez le sens de la confidentialité et une aisance relationnelle.
• Vous avez une aisance communicationnelle et rédactionnelle
• Vous disposez d’une bonne capacité d  écoute et d’analyse ;
• Vous avez un esprit d’initiative ;
• Vous êtes présentable ;
• Vous faites preuve de respect des procédures et des normes ;
• Vous avez un esprit de synthèse.

Dossier de candidature

Les candidates intéressées sont priées d’envoyer leur dossier (CV détaillé, lettre de motivation, copies des diplômes et attestations de travail) au plus tard le 11 avril 2022 à l’adresse électronique suivante : recrutement@cssynergie.com 

ou sous plis fermé à : CONSULT SERVICE SYNERGIE Immeuble l’Habitat 1er étage, Tél. : 22 22 91 35  Lomé – TOGO